Warum ist Business Continuity Management so wichtig?

Jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Größe oder Branche, ist potenziellen Bedrohungen ausgesetzt – auch 2024 sind Cyber-Attacken, gefolgt von technischen Betriebsunterbrechungen die größten Risiken für Unternehmen, aber auch Naturkatastrophen oder Feuer und Gewalt sind hier zu nennen. Solche unvorhersehbaren Ereignisse können die Betriebsabläufe eines Unternehmens oder einer Organisation erheblich beeinträchtigen, wenn es nicht gar zu kompletten Betriebsausfällen kommt. Die möglichen Auswirkungen liegen auf der Hand: finanzielle Verluste, Rufschädigung und im Worst Case ist das Überleben eines Unternehmens bedroht. Es reicht daher nicht aus, nur über einen Notfallplan zu verfügen und operativ zu agieren. Um wirklich auf Notfälle und Krisen angemessen reagieren zu können, müssen Sie die Widerstands- und Reaktionsfähigkeit Ihres Unternehmens strategisch, präventiv und operativ stärken. Das Business Continuity Management (BCM) schafft den Rahmen, vertieft das Verständnis für die geschäftskritischen Faktoren und wirkt sich zudem positiv auf die Betriebsabläufe im Normalbetrieb aus.

Was genau ist Business Continuity Management?

Business Continuity Management ist ein ganzheitlicher systematischer Managementansatz, der Unternehmen dabei hilft den Geschäftsbetrieb auch in Notfall- und Krisensituationen oder anderen Störungen aufrechtzuerhalten. BCM umfasst die Identifizierung der geschäftskritischen Bereiche und Geschäftsprozesse, die Identifizierung ihrer potenziellen Bedrohungen und Schadensszenarien, sowie die Bewertung der Auswirkungen auf die Geschäftsfortführung und die Implementierung von Maßnahmen zur Bewältigung von Sicherheitsvorfällen.

Business Continuity Management ist somit weit mehr als nur ein Notfallplan und in vielen Branchen – insbesondere für Unternehmen die Regularien wie KRITIS, NIS 2 oder DORA umsetzen müssen –sogar gesetzlich gefordert. Als umfassender Managementprozess stellt BCM sicher, dass ein Unternehmen in der Lage ist, Resilienz zu entwickeln, um schnell auf Störungen zu reagieren und den normalen Geschäftsbetrieb so rasch wie möglich wieder auf zu nehmen.

Die vier Hauptaufgaben von Business Continuity Management sind daher:

1. Schadensszenarien erkennen und bewerten: Identifizierung potenzieller Bedrohungen und Risiken für den Geschäftsbetrieb sowie Bewertung ihrer Auswirkungen.
2. Business Impact Analyse: Analyse der Auswirkungen von Störungen auf die Geschäftsprozesse und -funktionen, um Prioritäten für die Wiederherstellung festzulegen.
3. Entwicklung von Business Continuity-Plänen: Erstellung von Plänen, Prozessen und Maßnahmen zur Bewältigung von Störungen und zur Aufrechterhaltung der Geschäftskontinuität.
4. Testen und Üben: Regelmäßige Überprüfung, Aktualisierung und Durchführung von Tests und Übungen, um sicherzustellen, dass die Business Continuity-Pläne im Ernstfall effektiv umgesetzt werden können.

Darüber hinaus ergibt sich durch Business Continuity Management oftmals ein Wettbewerbsvorteil. Unternehmen, die BCM implementiert haben und auf Notfälle vorbereitet sind, genießen häufig ein höheres Vertrauen bei potenziellen Kunden und Partnern. So fordern kooperierende Unternehmen zunehmend – insbesondere zum Beispiel in Lieferketten – ein gewisses Basislevel an Sicherheitsvorkehrungen und Notfallmaßnahmen, um die Lieferkette aufrechtzuerhalten.

Was bedeutet BCM im Arbeitsalltag?

Im Alltag bedeutet Business Continuity Management die Anwendung des PDCA-Zyklus im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP). Zu den regelmäßigen Aktivitäten, die jährlich durchgeführt werden sollten, zählen beispielsweise die Durchführung einer Business Impact Analyse (BIA), denn nur wer seine Schlüsselprozesse und Bereiche identifiziert und kennt, kann die Auswirkungen bei deren Ausfall auf das eigene Geschäft bewerten und entsprechende Vorkehrungen treffen. Die Entwicklung von BC-Strategien, Geschäftsfortführungs- und Notfallplänen gehört zu den Kernaufgaben eines umfassenden Business Continuity Management, um im Ernstfall angemessen reagieren zu können. Nur theoretische Pläne zu erstellen, das „P“ des PDCA, reicht jedoch nicht aus. Neben dem „D“, der Durchführung und Umsetzung ist es ist wichtig, die Strategien, Pläne und Maßnahmen regelmäßig zu testen und Notfallszenarien zu üben, das „C“ für „Check“, damit alle Mitarbeiter ihre Rolle, Aufgaben und Verantwortung im Notfall kennen. Auch aus internen Audits können sich Anpassungen und Maßnahmen ergeben. Der letzte Schritt des PDCA-Zyklus.

Business Continuity Management ist kein Sprint. Jede Veränderung der Rahmenbedingungen, sei es intern, weil zum Beispiel neue Anwendungen, oder Dienstleister zum Einsatz kommen, gibt es einen neuen Geschäftszweig oder ändert sich etwas im Unternehmen oder in der Organisation, all das erfordert eine Überprüfung und Aktualisierung des BCM.

Was macht das BCM erfolgreich und Unternehmen resilienter? Letztendlich liegt es an einem klaren Bekenntnis der Unternehmensleitung für das BCM und der Schaffung eines Bewusstseins bei den Mitarbeitern für die Risiken und Bedrohungen. Die Umsetzung liegt in der Hand und in der Zusammenarbeit aller Bereiche und Abteilungen, damit das Unternehmen nach Vorfällen möglichst rasch wieder auf Kurs gebracht werden kann.

Tipps für Ihr Business Continuity Management: von Excel zu einer zentralen Softwarelösung

Wie deutlich wird, umfasst Business Continuity Management mehrere geschäftskritische Bereiche. Um Unternehmen und Organisationen eine Hilfestellung zu geben und zielgerichtet und effektiv vorzugehen, stehen verschiedene Standards als theoretische Rahmen zur Verfügung. Sowohl die international anerkannte ISO 22301:2019 als auch der BSI-Standard 200-4 des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) bieten Anleitungen für Planung, Aufbau, Implementierung und Überwachung eines Business Continuity Management System (BCMS).

Die Verantwortlichen sollten bestenfalls nach einem der Standards arbeiten und die Punkte der Anforderungskataloge systematisch durcharbeiten. Bei der Umsetzung und Verwaltung ihres Business Continuity Management verlassen sich viele Unternehmen jedoch noch immer auf Word und Excel, was zeitaufwendig, ineffizient und fehleranfällig sein kann. Stattdessen empfiehlt sich der Einsatz einer zentralen Softwarelösung, die den gesamten Prozess des Business Continuity Management abbildet – von der Business Impact Analyse über die Geschäftsfortführungsplanung bis hin zur koordinierten Notfallbewältigung.

Eine solche BCM-Software, wie HiScout BCM, bietet zahlreiche Vorteile. Dazu zählen beispielsweise:

• Vollständige Abbildung des BSI-200-4 sowohl als vereinfachtes als auch ausführliches Verfahren
• Zeitersparnis durch dezentrale Business Impact Analyse mit Fragebogen-Funktion (HiScout Questionnaire)
• Automatische Berechnung der maximal tolerierbaren Ausfallzeiten (MTA) und Ermittlung der Kritikalität der Geschäftsprozesse
• Automatische Vererbung der MTA mit Berücksichtigung von Prozessketten und kritischen Terminen
• Vollständiges Reporting über alle Schichten, inkl. Testen und Üben

Business Continuity Management ist unerlässlich für die Sicherstellung der Betriebsfähigkeit und den Schutz Ihres Unternehmens in Krisenzeiten. Durch den Einsatz einer zentralen Softwarelösung können Sie die Effizienz und Effektivität Ihres BCM erheblich steigern. Lassen Sie nicht zu, dass Ihr Unternehmen im Notfall unvorbereitet ist – investieren Sie in ein robustes und vielfach bewährtes Business Continuity Management und schützen Sie, was zählt!